Kostnaðareftirliti var ábótavant og hlítni við lög, innkaupareglur, starfslýsingar, verkferla, ábyrgð og forsvar var ekki nægjanleg. Margt fór úrskeiðis í málinu sem kalli á viðbrögð til að tryggja að slíkt endurtaki sig ekki.
Þetta eru meðal helstu niðurstaðna skýrslu Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bragga og samliggjandi húsa við Nauthólsveg 100, sem var kynnt í borgarráði í morgun.
Í skýrslunni kemur m.a. fram að farið var fram úr samþykktum fjárheimildum og þess hafi ekki verið gætt að sækja um viðbótarfjármagn áður en stofnað var til kostnaðar, sem sé brot á sveitarstjórnarlögum og reglum borgarinnar. Heildarkostnaður nú í desember væri kominn í 425 m.kr. en úthlutað hefur verið heimildum að fjárhæð 352 m.kr. Fram kemur að svo virðist sem hvergi hafi verið fylgst með því að verkefnið væri innan fjárheimilda.
„Við framkvæmdirnar að Nauthólsvegi 100 var ekki farið eftir reglum og samþykktarferli vegna mannvirkjagerðar og ákvæðum þjónustusamnings milli skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og umhverfis- og skipulagssviðs þar sem segir að umhverfis- og skipulagssvið skuli annast verklegar framkvæmdir,“ segir einnig í skýrslunni.
„Engir skriflegir samningar voru gerðir varðandi verkefnið, að undanskildum leigusamningi við Háskólann í Reykjavík. Ekki var sóst eftir ráðgjöf innkaupadeildar og ekki var farið að innkaupareglum borgarinnar. Lög um opinber innkaup hafi hins vegar ekki verið brotin. Verktakar og aðrir sem unnu verkið voru almennt ráðnir af því þeir voru kunnugir þeim sem stóðu að framkvæmdunum. Ekki var farið í innkaupaferli né leitað undanþága frá innkauparáði varðandi það“, segir auk þess í skýrslunni.
Lítið eftirlit
Í skýrslunni er tekið fram að einn af arkitektum breytinganna, Margrét Leifsdóttir hjá Arkibúllunni, sem er fyrrverandi starfsmaður borgarinnar, hafi verið ráðin sem verkefnisstjóri á byggingarstað en að það sé ekki talið heppilegt með tilliti til hagsmunaárekstra. „Meðal hlutverka arkitektsins var að hafa eftirlit með verktökum og staðfesta reikninga þeirra en þar sem viðvera hennar á byggingarstað var takmörkuð er óvíst að eftirlitið hafi verið jafnmikið og það hefði þurft að vera. Verkefnisstjóri á skrifstofu eigna og atvinnuþróunar virðist hafa haft lítið eftirlit með framkvæmdunum sem hún þó bar ábyrgð á gagnvart sínum yfirmanni“, segir um Margréti í skýrslunni.
Ekki liggi ljóst fyrir af hverju arkitektastofan Arkibúllan hafi verið valin til að hanna endurbygginguna en helst mætti álykta að það hafi verið vegna þess að fyrrverandi skrifstofustjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar, Hrólfur Jónsson, ásamt verkefnastjóra sömu skrifstofu, voru kunnugir Margréti. „Ekki var haft samband við aðrar arkitektastofur varðandi hönnun né haldin hönnunarsamkeppni eins og stundum er gert,“ segir í skýrslunni.
„Eftirlit með verkefninu var að flestu leyti ófullnægjandi og svo virðist sem verkefnið hafi lifað sjálfstæðu lífi án aðkomu annarra en þess þrönga hóps sem annaðist það. Þá var skjölun vegna verkefnisins ófullnægjandi, nánast engin skjöl um það fundust í skjalavörslukerfi borgarinnar og það er brot á lögum um opinber skjalasöfn svo og skjalastefnu borgarinnar“, kemur einnig fram um eftirlit í skýrslunni.
Upplýsingastreymi ófullnægjandi
Fram kemur í skýrslunni að upplýsingar til borgarráðs voru ekki ásættanlegar en dæmi eru um að villandi og jafnvel rangar upplýsingar varðandi verkefnið hafi farið til borgarráðs. Auk þess hafi borgarráð ekki verið nægilega upplýst um framvindu mála.
„Upplýsingastreymi vegna verkefnisins var ófullnægjandi á allflestum stigum. Verkefnisstjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar virðist ekki hafa upplýst sinn yfirmann um stöðu mála. Þeim ber þó ekki saman um það atriði og sama máli gegnir um ákvarðanatöku í tengslum við verkefnið“, kemur fram í skýrslunni um upplýsingastreymi.
„Samkvæmt skipuriti er borgarritari næsti yfirmaður skrifstofu eigna og atvinnuþróunar en þó hafa mál skrifstofunnar ekki verið á hans borði heldur farið beint til borgarstjóra og því hefur ekki verið unnið samkvæmt réttri umboðskeðju. Mikil samskipti hafa verið milli fyrrum skrifstofustjóra og borgarstjóra allt frá stofnun skrifstofu eigna og atvinnuþróunar, en þeim ber saman um að borgarstjóra hafi ekki verið kunnugt um framvindu framkvæmda að Nauthólsvegi 100. Engar skriflegar heimildir liggja fyrir um upplýsingagjöf frá skrifstofu eigna og atvinnuþróunar til borgarstjóra varðandi framkvæmdirnar“, segir einnig í skýrslunni.
Skrifstofustjóri sinnti ekki stjórnendaábyrgð
Þá er bent á að fyrrverandi skrifstofustjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar, Hrólfur Jónsson, hafi ekki sinnt stjórnendaábyrgð með því að fylgjast með verkefnum skrifstofunnar og upplýsa sína yfirmenn svo og borgarráð. Svo virðist vera sem verkefnið hafi einhvern veginn „gleymst“ eða „týnst“ meðal stærri og meira áberandi verkefna.
Einnig er bent á að árið 2015 gerði Innri endurskoðun úttekt á skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og skilaði skýrslu þar sem settar voru fram ábendingar um atriði sem betur mættu fara. „Enn hafi ekki verið gerðar fullnægjandi úrbætur vegna ábendinganna og telur IE að ef úrbætur hefðu verið gerðar og verklag lagfært í samræmi við ábendingarnar hefði verkefnið að Nauthólsvegi 100 ekki farið í þann farveg sem það gerði“, segir í skýrslunni.
Skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100 er að finna í heild sinni á heimasíðu Reykjavíkurborgar.
